اجزای صندوق پستی

در این آموزش با اجزای صندوق پستی در اتوماسیون اداری مبین آشنا می شوید.

تمامی مکاتبات شما در داخل سازمان از طریق صندوق پستی انجام و تاریخچه ی آن ها نیز در همین بخش نگهداری می شود.

برای دسترسی به صندوق پستی در اتوماسیون اداری مبین در منوی اصلی روی گزینه ی اتوماسیون اداری کلیک کرده و سپس بر روی آیتم صندوق پستی من کلیک کنید.

در صورت تمایل می توانید فیلم آموزشی اجزای صندوق پستی در اتوماسیون اداری مبین را مشاهده نمایید.

در اینجا لازم است به توضیح این نکته بپردازیم که در اتوماسیون اداری مبین امکان ارسال و دریافت دو نوع محتوا وجود دارد، نامه و وظیفه.

انواع نامه نیز عبارتند از:

نامه داخلی، نامه وارده و نامه صادره که در ادامه به تعریف کوتاهی از آنها خواهیم پرداخت.

نامه ی داخلی:

نامه ای است که بین کارکنان سازمان رد و بدل می گردد و در سیستم با آیکون پاکت نامه بنفش رنگ نمایش داده می شود.

نامه ی وارده:

نامه ای است که از بیرون سازمان وارد سازمان ما شده و توسط اپراتور مربوطه در سیستم ثبت، و به گیرندگان مربوطه در داخل مجموعه ارسال گردیده است.

نامه وارده در سیستم با آیکون پاکت نامه آبی رنگ نمایش داده می شود.

برای توضیحات بیشتر در مورد نحوه ثبت و ارسال نامه وارده می توانید به ویدئوی آموزشی مربوطه مراجعه نمایید.

نامه ی صادره:

نامه ای است که از درون سازمان به یک سازمان بیرونی ارسال می شود.

برای توضیحات بیشتر در مورد نامه صادره می توانید به ویدئوی آموزشی مربوطه مراجعه نمایید.

وظیفه:

وظیفه یا Task در واقع نامه ی دارای مهلت انجام می باشد که بطور معمول توسط مسئول یک واحد یا سازمان ایجاد و برای یک یا چند نفر از افراد زیرمجموعه ارسال می گردد.

در حالت کلی یک نامه می تواند به عنوان گیرنده ی اصلی، گیرنده ی رونوشت، گیرنده ی رونوشت محرمانه، گیرنده ی ارجاع و گیرنده ی ارجاع محرمانه برای ما ارسال شود.

لازم به ذکر است در حالت رونوشت محرمانه و ارجاع محرمانه در هیچ کجای سوابق نامه نشانی از نام و اقدامات گیرنده ی محرمانه برای دیگر گیرندگان نمایش داده نخواهد شد.

در ادامه به توضیح بخش ها و اجزای مختلف این بخش از سیستم می پردازیم.

این صفحه دارای یک منو برای دسترسی به پوشه ها و آرشیو های مختلف اتوماسیون می باشد.

گزینه های موجود بر روی منو عبارتند از:

صندوق دریافتی که شامل تمامی نامه های دریافتی هر کاربر میباشد. این نامه های دریافتی شامل نامه های داخلی و وارده دریافت شده می باشد.

به هنگام ورود به صندوق پستی من، سیستم نامه های این پوشه را نمایش خواهد داد.

پایکار من:

در این قسمت لیست وظیفه هایی که برای ما ارسال شده و به بیان بهتر به ما محول شده را خواهیم دید.

موارد ارسال شده:

از طریق پوشه ی موارد ارسال شده میتوانیم نامه و وظیفه های ارسال شده یا ارجاع داده شده از طرف ما به دیگران را مشاهده نماییم.

پوشه ی موارد مهم:

این پوشه شامل مواردی از صندوق دریافتی شماست که آنها را ستاره دار کرده اید و برچسب مهم روی آن زده اید.

پیش نویس ها:

در ادامه آموزش اجزای صندوق پستی در اتوماسیون اداری مبین به پیش نویس ها می پردازیم.

نامه های پرتکرار را میتوانید یک بار ایجاد و به عنوان پیش نویس آن را ذخیره نموده و هر بار از طریق گزینه ی پیش نویس ها در منوی سمت راست صفحه آنها را بازیابی نمایید.

سپس اگر تغییرات کوچکی نیاز است در آن اعمال و در ادامه ارسال نمایید.

همچنین امکان ارسال پیش نویس ها به یک فرد دیگر نیز وجود دارد.

برای مثال مسئول دفتر می تواند یک نامه را برای مسئول مربوطه مینت (minute) گرفته و سپس نامه با اسم و امضای مدیر یا همان مسئول ارسال گردد.

در قسمت پایینی پوشه ها گزینه ی افزودن پوشه ی جدید را میبینید که می توانید توسط آن برای بایگانی خود پوشه ی جدید ایجاد کرده و نامه های مد نظر خود را به آن انتقال دهید و مرتب سازی نمایید.

برای اطلاعات بیشتر به ویدئوی آموزشی پوشه های بایگانی من در اتوماسیون اداری مبین مراجعه نمایید.

لیست نمایش داده شده در تمام پوشه ها شامل ستون های کد رهگیری، شماره نامه، تاریخ نامه، مخاطب، موضوع، مهلت انجام و تاریخ ارسال می باشد.

در ستون کد رهگیری، نوع نامه و نوع دریافت این نامه بوسیله آیکون مشخص گردیده است.

همچنین در نوار ابزار گزینه های بروزرسانی لیست، علامت گذاری نامه های انتخاب شده به عنوان نامه خوانده شده، علامت گذاری نامه های انتخاب شده به عنوان نامه مهم، انتقال نامه های انتخاب شده به پوشه بایگانی موردنظر و همچنین یک فیلتر کشویی برای نمایش نامه یا وظیفه های اقدام شده و یا نشده وجود دارد.