دبیرخانه ها

به منظور یادگیری چگونگی کار با سیستم دبیرخانه ها در اتوماسیون اداری مبین مراحل زیر را طی کنید:

در منوی اصلی روی گزینه ی اتوماسیون اداری کلیک کرده و سپس از طریق تعاریف پایه بر روی آیتم دبیرخانه کلیک کنید.

در صورت تمایل می توانید فیلم آموزشی دبیرخانه ها در اتوماسیون اداری مبین را مشاهده نمایید.

لازم به ذکر است،افرادی به این آیتم دسترسی خواهند داشت که قبلا توسط مدیر سیستم مجوز مربوطه به آنها اختصاص داده شده باشد.

در اینجا لیست دبیرخانه های موجود را می بینید. برای اضافه کردن یک دبیرخانه ی جدید در نوار ابزار روی گزینه ی افزودن کلیک می کنیم.

یک پنجره برای ورود اطلاعات دبیرخانه ی جدید باز خواهد شد.

از طریق لیست انتخابی نوع دبیرخانه را نسبت به نیاز خود انتخاب می کنیم.

دبیرخانه ها در سیستم اتوماسیون اداری مبین سه نوع هستند.

• دبیرخانه ی داخلی که مکاتبات تمامی افراد و پرسنل داخل سازمان میباشد.
• دبیرخانه ی وارده متعلق به نامه هایی است که از بیرون سازمان به سازمان شما فرستاده شده اند.
• دبیرخانه ی صادره مربوط به نامه هایی است که از سازمان شما به بیرون سازمان فرستاده شده اند.

سپس در کادر مربوطه نام دبیرخانه را وارد می کنیم.

در قسمت فرمت، شماره ی نامه نرم افزار به ما این امکان را می دهد که فرمت شماره دهی به نامه ها را مشخص کنیم.

شما از هر فرمتی حتی ترکیب حرف و رقم می توانید استفاده کنید. به جای هر رقم از علامت هشتک استفاده کنید.

لازم به ذکر است که در فرمت شماره نامه وجود حداقل یک هشتک الزامیست.

به عنوان مثال برای یک شماره نامه ی سه رقمی، سه کاراکتر هشتک در کادر مورد نظر تایپ می کنیم.

در هنگام ثبت نامه ی جدید سیستم به طور اتوماتیک شماره ی نامه را ایجاد خواهد کرد.

در صورتی که در زمان راه اندازی اتوماسیون اداری مبین در سازمان شما، بخواهید شماره گذاری از ادامه آخرین نامه ثبت شده شروع شود می توانید عددی را به عنوان ملاک شروع شماره گذاری مشخص نمایید.

شروع شماره گذاری نامه باید عددی بزرگتر از صفر باشد و از فرمت شماره نامه پیروی کند.

برای مثال اگر شماره نامه ی شما عددی سه رقمی است، شروع شماره گذاری باید عددی بین ۱ تا ۹۹۹ باشد و نمی تواند مقادیر عددی دارای بیش از ۳ رقم باشد.

همچنین در صورتی که بخواهید می توانید توضیحات بیشتری راجع به دبیرخانه را در کادر مربوطه وارد نمایید.

با کلیک روی دکمه ی ذخیره مشاهده می کنیم که دبیرخانه ی مورد نظر به لیست اضافه شده است.

عملیات حذف:

برای حذف یک یا چند دبیرخانه ابتدا آنها را به وسیله check Box انتخاب کرده و سپس با کلیک روی دکمه ی حذف، سیستم دبیرخانه های مورد نظر را در صورتیکه هیچ زیرگروه کاریای برای آن تعریف و همچنین هیچ نامه یا وظیفه ای داخل آن ثبت نشده باشد، حذف خواهد کرد.

عملیات ویرایش:

برای ویرایش یک یا چند دبیرخانه در ردیف مربوط به آن روی گزینه ی ویرایش کلیک و سپس تغییرات مورد نظر را اعمال کرده و در انتها بر روی دکمه ی ذخیره کلیک می کنیم.

توجه داشته باشید در این صفحه قادر به ویرایش نوع دبیرخانه نمی باشیم.

مشاهده جزئیات:

برای دسترسی به اطلاعات بیشتر در مورد یک دبیرخانه در ردیف مربوط به آن روی گزینه ی جزئیات کلیک کرده و جزئیات را در پنجره باز شده مشاهده می کنیم.

در این بخش نیز گزینه های بازیابی، خروجی Excell، چاپ، خروجی CSV ، کپی و همچنین امکان جستجو در نوار ابزار در اختیار شما می باشد که در بخش آموزش امکانات عمومی سیستم به صورت کامل توضیح داده شده است.