مبدل ایمیل

مبدل ایمیل

مبدل ایمیل این امکان را می دهد تا صندوق پستی خود را برای اسکن ایمیل های خود و تبدیل آن ها به ورودی های مناسب، پیکربندی نمایید.

همچنین باید قوانینی را تعریف نمایید تا مشخص گردد چه اقداماتی باید بر روی ایمیل انجام گردد.

ایمیل های شما به طور خودکار اسکن می شوند، مگر اینکه آن را از منوی زمانبندی غیر فعال نمایید.

برای تعریف صندوق پستی مراحل زیر را انجام دهید:

در منوی “تنظیمات CRM ” زیر منوی “تنظیمات دیگر” را باز کرده و روی “مبدل ایمیل” کلیک نمایید.

در این صفحه روی “افزودن صندوق پستی” کلیک نمایید.

افزودن صندوق پستی شامل ۳ مرحله می باشد:

مرحله ۱: جزئیات صندوق پستی

این مرحله شامل فیلد های زیر می باشد:

• نام مبدل: یک نام برای مبدل خود وارد نمایید.
• نام سرور IMAP: نام سرور ایمیل IMAP خود را وارد نمایید. به عنوان مثال gmail.com برای جیمیل
• نام کاربری: نام کاربری منحصر بفرد ایمیل خود را وارد نمایید.
• رمز عبور: رمز عبور ایمیل خود را وارد نمایید.

با توجه به پیکر بندی سرور ایمیل خود، ۳ مورد بعدی را انتخاب نمایید:

• پروتکل: یکی از پروتکل های IMAP2 یا IMAP4 را انتخاب نمایید.
• نوع SSL: تعیین نمایید که سرور ایمیل شما دارای SSL است یا TSL یا بدون
• متد SSL: تعیین نمایید که اعتبار گواهینامه SSL بررسی شود یا نه.
• جستجو برای: برای اسکن همه ایمیل ها همه را انتخاب نمایید. برای اسکن ایمیل های خوانده نشده، خوانده نشده را انتخاب نمایید.
• بعد از اسکن: تعیین نمایید ایمیل های شما بعد از اسکن خوانده خواهد شد یا نه.
• فعال: چک باکس را فعال نمایید تا وضعیت صندوق پستی شما را در حالت فعال نگه دارد.
• منطقه زمانی: منطقه زمانی سرور IMAP پیکربندی شده را انتخاب نمایید.

بعد از تکمیل فیلدهای این مرحله روی دکمه “بعدی” کلیک نمایید.

با این کار نرم افزار سعی می کند به صندوق پستی وارد شده متصل شود. در صورتی که پیام ناموفق بودن را مشاهده کردید مشکل از عدم ذخیره سازی اطلاعات وارد شده در صفحه ایجاد صندوق پستی جدید است. برای رفع خطا باید تنظیمات صندوق پستی را دوباره بررسی کرده و مجددا تلاش نمایید.

مرحله ۲: انتخاب فولدر ها

در این مرحله، پوشه هایی را که می خواهید از جیمیل به مبدل ایمیل اضافه کنید را انتخاب نمایید. شما نهایتا می توانید دو پوشه را انتخاب نمایید.

در پایین صفحه روی دکمه “بعدی” کلیک کرده و به مرحله بعدی بروید.

مرحله ۳: افزودن قوانین

در این مرحله می توانید برای ایمیل های دریافتی قانون تنظیم نمایید.

برای مثل می توانید تنظیم نمایید که اگر عنوان ایمیل دریافتی دارای عبارت “درخواست پشتیبانی” و متن ایمیل دارای عبارت “توضیحات” باشد به تیکت تبدیل می گردد.

اگر می خواهید بر روی همه ایمیل های دریافتی از یک صندوق پستی، عملیات واحدی انجام شود، در باکس های شرایط موردی را وارد نکنید.

مدیر سیستم می تواند چندین قانون را تنظیم نماید. در این حالت باید ترتیب درست انجام قوانین را تنظیم کند. این کار با کشیدن و رها کردن قوانین در صفحه مبدل ایمیل انجام می پذیرد.

وقتی سه قانون با شرایط یکسان به ایجاد سرنخ، مخاطب و سازمان ایجاد می کنیم، اولویت با سرنخ می شود.

وقتی دو قانون با شرایط یکسان به ایجاد مخاطب و سازمان ایجاد می کنیم، اولویت با مخاطب می شود.

فیلدهای از، به، رونوشت، رونوشت محرمانه، موضوع و بدنه را در این قسمت در صورتی که می خواهید شرطی را در نظر بگیرید وارد کنید.

موضوع و بدنه دارای مقادیر “شامل”، “شامل نیست”، “برابر”، “نابرابر”، “شماره تیکت دارد”، “شروع با”، “پایان با”، “عبارت با قاعده” می باشند.

این مقادیر با مقادیر معدل در ایمیل ارسال کننده مقایسه می شوند در صورت تطابق با شرط عملیات مورد نظر انجام می شود.

مطابق با:

در این قسمت یکی از دو حالت زیر باید انتخاب شود.

• تمامی شرایط: همه شرایط ورودی باید برقرار باشند تا اقدام انجام شود.
• هر یک از شرایط: حداقل یک از شرایط وارد شده باید برقرار باشد تا اقدام انجام شود.

اقدام: در این قسمت از منوی باز شو یکی از موارد زیر را انتخاب نمایید.

• ایجاد تیکت (با مخاطبین):

با انتخاب این گزینه ایمیل ارسالی توسط مشتری به تیکت تبدیل می شود. عنوان ایمیل معادل نام تیکت و بدنه ایمیل معادل توضیحات در تیکت می باشد.

همچنین فایل های ضمیمه ایمیل نیز به تیکت اضافه می شوند.

• بروزرسانی تیکت:

با انتخاب این گزینه می توانید تیکت موجود را بروز رسانی نمایید. در این حالت بدنه ایمیل، معادل با دیدگاه در تیکت است. عنوان تیکت را نیز روی عبارت با قاعده قرار دهید و عبارت Ticket Id[^:]?: ([0-9]+)

را وارد نمایید. وقتی تیکت ایجاد می شود، یک ایمیل به مخاطب شما می رود. مخاطب با رپلای کردن ایمیل به آن پاسخ می دهد. در این حالت پاسخ مخاطب تبدیل به تیکت شده و تیکت موجود بروز می گردد.

(ارسال ایمیل در این قسمت به تنظیمات عملیات خود کار بستگی دارد)

• ایجاد سرنخ:

فیلد ایجاد سرنخ ایمیل ارسالی توسط مشتری را به سرنخ تبدیل می کند. عنوان ایمیل معادل نام خانوادگی در سرنخ می باشد. اگر عنوان ایمیل خالی باشد، “از ایمیل” نام خانوادگی خواهد شد.

آدرس ایمیل مشتری، ایمیل اصلی سرنخ می باشد.

همچنین بدنه ایمیل نیز معادل توضیحات سرنخ می باشد.

اگر فایلی به ایمیل ضمیمه شده باشد، آن فایل ها به اسناد در سرنخ اضافه می شوند.

• ایجاد مخاطب:
• ایجاد سازمان:

این دو فیلد نیز مانند ایجاد سرنخ عمل می کنند.

• افزودن به مخاطبین(از):

با انتخاب این گزینه، ایمیل به اطلاعات مخاطب با توجه به آدرسی که در فیلد “از” وجود دارد اضافه می ضود.

• افزودن به مخاطبین(به):

با انتخاب این گزینه، ایمیل به اطلاعات مخاطب با توجه به آدرسی که در فیلد “به” وجود دارد اضافه می شود.

• افزودن به سرنخ(از):

با انتخاب این گزینه، ایمیل به اطلاعات سرنخ با توجه به آدرسی که در فیلد “از” وجود دارد اضافه می شود.

• افزودن به سرنخ(به):

با انتخاب این گزینه، ایمیل به اطلاعات سرنخ با توجه به آدرسی که در فیلد “از” وجود دارد اضافه می شود.

• افزودن به سازمان ها(از):

با انتخاب این گزینه، ایمیل به اطلاعات سازمان با توجه به آدرسی که در فیلد “از” وجود دارد اضافه می شود.

• افزودن به سازمان ها(به):

با انتخاب این گزینه، ایمیل به اطلاعات سازمان با توجه به آدرسی که در فیلد “به” وجود دارد اضافه می شود.

در آخر روی دکمه “ذخیره” کلیک نمایید. اکنون قانون ایجاد شده و جزئیات آن را مشاهده می نمایید.