ایجاد وظیفه

برای ایجاد یک وظیفه ی جدید پس از ورود به صندوق پستی من بر روی گزینه ی ایجاد کلیک کنید.

صفحه ی تنظیم و ارسال وظیفه ی جدید باز خواهد شد.

ایجاد وظیفه

از طریق لیست انتخابی دبیرخانه ی مورد نظر را از بین دبیرخانه های داخلی سیستم انتخاب می کنید.

سپس از لیست انتخابی نوع محتوا را بر روی وظیفه تنظیم نمایید.

ایجاد وظیفه

با کلیک در کادر گیرندگان از میان لیست کاربران یک و یا چند کاربر را به عنوان گیرنده اصلی این وظیفه انتخاب نمایید.

در حالت کلی در اتوماسیون اداری مبین لیست گیرندگان سه نوع می باشد:

تمامی کاربران، که شامل لیست تمام کاربران موجود در سازمان است.

این لیست بصورت کلی و بدون مد نظر قرار دادن گروه بندی سازمانی است.

در صورت انتخاب کاربران از این لیست، گیرنده، وظیفه را بصورت آزاد و خارج از چارت و سمت سازمانی دریافت خواهد کرد.

به این نکته توجه داشته باشید که در این حالت و در زمان چاپ وظیفه عناوین واحد و سمت گیرنده چاپ نخواهد شد.

کاربران گروه های کاری، شامل لیست تمام کاربران هم چارت با کاربر جاری می باشد.

همچنین در صورتی که در بخش تعریف کاربران گروه کاری در تعاریف پایه اتوماسیون به کاربر جاری مجوز ارسال به گروه های مافوق و یا ارسال به گروه های زیرمجموعه و یا ارسال به گروه های هم سطح اعطا شده باشد، کاربران آن گروه ها نیز در این لیست نمایش داده میشود.

گروه های کاری، که شامل نام گروه های کاری است که کاربر جاری در آن حضور دارد.

البته همانند لیست کاربران گروه کاری در صورتی که کاربر مجوزهای ارسال به گروه مافوق، گروه های زیرمجموعه و گروه های هم سطح را داشته باشد، این گروه ها نیز در لیست نمایش داده می شوند.

با انتخاب یک یا چند گروه وظیفه جاری به تمام کاربران موجود در آن گروه ارسال خواهد شد.

ایجاد وظیفه

با توجه به نیاز از لیست های نمایش داده شده گیرندگان موردنظر را انتخاب نمایید.

رونوشت نسخه ای از وظیفه ی ارسالی است که به فرد یا افراد غیر از گیرندگان اصلی صرفا جهت اطلاع ارسال می گردد.

ایجاد وظیفه

برای ارسال رونوشت روی دکمه ی مربوط به آن کلیک نمایید، همانطور که مشاهده می کنید کادر مربوط به گیرندگان رونوشت ظاهر می شود.

گیرنده یا گیرندگان رونوشت را از طریق این کادر انتخاب نمایید.

رونوشت محرمانه نیز نسخه ای از وظیفه ی ارسالی است که به نفر غیر ارسال می کنیم بدون اینکه گیرندگان اصلی و رونوشت از آن اطلاع داشته باشند.

ایجاد وظیفه

برای ارسال رونوشت محرمانه نیز مراحل انجام شده برای رونوشت را تکرار نمایید.

در ادامه، موضوع دلخواه خود را وارد کرده و یا با کلیک بر روی لینک انتخاب، از لیست موضوعات پیش فرض که از قبل در سیستم تعریف کرده اید موضوع مورد نظر را جستجو و انتخاب نمایید.

ایجاد وظیفه

موضوعات پیش فرض نمایش داده شده در کادر جستجو شامل موضوعات پیش فرض عمومی به انضمام موضوعات پیش فرض شخصی می باشد

(برای کسب اطلاعات بیشتر می توانید به آموزش های مربوطه مراجعه نمایید)
تاریخ مهلت انجام وظیفه را می توانید از تقویمی که پس از کلیک در کادر مربوط به آن نمایش داده می شود برای گیرنده تعیین نمایید.

پس از اقدام وظیفه توسط گیرنده سیستم بر اساس مهلت انجام وارد شده، امتیاز کاربر را محاسبه و لحاظ خواهد کرد که ازین آیتم می توان برای ارتقا بهره وری در سازمان استفاده کرد.

ایجاد وظیفه

درصورت دلخواه کلید واژه های مناسبی برای این وظیفه وارد نمایید تا در مراجعات بعدی بتوانیم با استفاده از آنها جستجو، و وظیفه خود را راحت تر پیدا کنید.

اگر وظیفه شما دارای فایل یا فایل هایی می باشد که لازم است به آن ضمیمه شوند، روی گزینه ی افزودن پیوست کلیک کنید، پنجرهای با نام آپلود فایل باز خواهد شد.

روی کلمه ی “اینجا” کلیک می کنیم

ایجاد وظیفه

و فایل مربوطه را از محل آن در کامپیوتر خود انتخاب کرده و

ایجاد وظیفه

پس از آپلود کامل روی دکمه ی ارسال پیوست کلیک کنید.

برای پیوست های بعدی نیز همین عمل را تکرار کنید.

ایجاد وظیفه

متن وظیفه را می توانید تایپ کنید و یا با انتخاب گزینه ی محتوای پیش فرض در زمان خود صرفه جویی نمایید.

در این حالت امکان ویرایش در کادر متن نامه نیز برای شما وجود دارد.

در نتیجه پس از انتخاب یک محتوای پیش فرض از لیست موجود، می توانید تغییرات دلخواه را نیز اعمال کنید.

ایجاد وظیفه

در اینجا امکانی وجود دارد که بر حسب نیاز خود و ضرورت وظیفه، می توانید با انتخاب گزینه های اعلام به گیرنده با ارسال پیامک و یا تماس صوتی از طریق تلفن همراه ارسال وظیفه را به ایشان اطلاع رسانی کنید.

ایجاد وظیفه

پس از تکمیل متن وظیفه روی گزینه ی ارسال کلیک کنید.

ایجاد وظیفه

پس از نمایش پیغام موفقیت آمیز بودن عملیات، وظیفه ی ارسالی را می توانید از پوشه ی موارد ارسالی مشاهده نمایید.

ایجاد وظیفه

فیلم آموزشی ایجاد وظیفه