نامه های وارده

نامه وارده به نامههایی گفته میشود که از بیرون سازمان و به روشهای مختلف مانند ایمیل، پست، تحویل دستی و غیره به سازمان شما وارد شده اند.

برای ثبت این نامه ها در منوی اصلی و از طریق گزینه ی اتوماسیون اداری روی آیتم نامه های وارده کلیک کنید.

نامه های وارده

با انتخاب دبیرخانه ی مورد نظر از لیست انتخابی دبیرخانه های وارده ، نامه های واردهی مربوط به آن را در جدول مشاهده خواهید کرد.

نامه های وارده

برای ثبت یک نامه ی وارده در نوار ابزار روی گزینه ی افزودن کلیک کنید.

نامه های وارده

یک پنجره برای ورود اطلاعات نامهی واردهی جدید باز خواهد شد.

ابتدا از لیست انتخابی دبیرخانهی مورد نظر را تعیین نمایید، با کلیک در کادر مربوط به فرستنده ی نامه، مخاطب مورد نظر را از لیستی که قبلا در مخاطبین سازمان تعریف کرده اید، انتخاب کنید.

سپس به ترتیب نوع ارسال، طبقه بندی نامه و اولویت نامه را وارد نمایید.

شمارهی نامه در واقع شمارهایست که بر روی نامهی وارده و از طرف فرستندهی آن درج شده است. پس از وارد کردن آن، تاریخ نامه را انتخاب کنید.پس از وارد کردن موضوع نامه به مرحلهی پیوست خواهید رسید.

فایل اسکن شدهی نامهی وارده را از طریق قسمت افزودن پیوست، انتخاب فایل و کلیک بر روی دکمه ی ارسال پیوست به آن اضافه نمایید.

نامه های واردهنامه های واردهنامه های واردهنامه های وارده

در صورت نیاز در قسمت متن نامه محتوای مدنظر را وارد کرده و با زدن دکمهی ذخیره مشاهده میکنید که نامه ی وارده موردنظر و جزئیات مربوط به آن به لیست اضافه شده است. در واقع این همان دفتر اندیکاتور شماست که قبلا به صورت دستی نامه های وارده را در آن ثبت می کردید.

نامه های وارده

عملیات حذف:

برای حذف یک یا چند نامه وارده ابتدا آنها را به وسیلهی چکباکس انتخاب کرده و سپس با زدن دکمهی حذف، سیستم نامههای مورد نظر را در صورتیکه هنوز به فردی ارسال نشده باشد حذف خواهد کرد.

نامه های وارده

عملیات ویرایش:

برای ویرایش یک نامهی وارده در ردیف مربوط به آن روی گزینهی ویرایش کلیک و سپس تغییرات مورد نظر را اعمال کرده و در انتها بر روی دکمهی ذخیره کلیک کنید. (لازم به ذکر است شما تنها مجاز به ویرایش نامههایی هستید که هنوز به هیچ فردی در سازمان ارسال نشده اند. به بیان سادهتر پس از ارسال نامهها امکان ویرایش آنها وجود ندارد.)

نامه های واردهنامه های وارده

مشاهده جزئیات:

برای دسترسی به اطلاعات بیشتر در مورد یک نامه ی وارده در ردیف مربوط به آن روی گزینه ی جزئیات کلیک کرده و می توانید جزئیات را در پنجره باز شده مشاهده کنید.

نامه های واردهنامه های وارده

چاپ رسید:

برای چاپ رسید دریافت نامه، در ردیف مربوط به آن روی گزینه ی موارد بیشتر کلیک و از لیست باز شده، آیتم چاپ را انتخاب کنید.

نامه های وارده

صفحهای شامل توضیحات مربوط به نامه ی مورد نظر باز خواهد شد.

نامه های وارده

با زدن دکمه ی چاپ، سیستم رسید را برای چاپ آماده خواهد کرد.

این رسید برای ارائه به ارباب رجوع کاربرد دارد.

نامه های وارده

عملیات ارسال:

برای ارسال یک نامه ی وارده در ردیف مربوط به آن روی گزینه ی موارد بیشتر کلیک کرده و از لیست باز شده روی آیتم ارسال کلیک کنید.

نامه های وارده

یک پنجره برای ارسال نامه باز خواهد شد.

از لیست دبیرخانه ی داخلی موردنظر را انتخاب کنید.

برای انتخاب گیرنده یا گیرندگان در کادر مربوطه کلیک کرده و از روی لیست، مخاطب یا مخاطبین مورد نظر را انتخاب و در انتها گزینه ی ارسال را بزنید.

نامه های وارده

لیست گیرندگان:

برای مشاهده لیست گیرندگان یک نامه وارده در ردیف مربوط به آن روی گزینه ی موارد بیشتر کلیک کرده و از لیست باز شده گزینهی لیست گیرندگان را انتخاب کنید.

نامه های وارده

لیست باز شده نشان دهندهی تمامی افرادی است که نامهی مورد نظر را دریافت کردهاند.
از طریق گزینه ی پیگیری اقدام در هر سطر می توانید وضعیت نامه ی ارسالی خود را مشاهده نماییم.

نامه های وارده

در این بخش نیز گزینه های بازیابی، خروجی Excell، چاپ، خروجی CSV، کپی و همچنین امکان جستجو در نوار ابزار در اختیار شما می باشد که در بخش آموزش امکانات عمومی سیستم به صورت کامل توضیح داده شده است.

نامه های وارده

فیلم آموزشی نامه های وارده