پیگیری وظیفه

وظایف به چند گروه تقسیم می شوند:

  • در انتظار تایید

  • تایید نشده ها (بررسی شود که اگر تایید نشود در کدام گروه قرار می گیرد)

  • تایید شده ها

وقتی شما فرستنده و یا به عبارت بهتر ایجاد کننده ی یک وظیفه برای دیگری باشید می توانید پس از اقدام توسط گیرنده آن را تایید کنید یا عدم تایید را به اطلاع همان شخص برسانید.

در صورت عدم تایید وظیفه ی مورد نظر به پایکار فرد باز میگردد.

چگونه می توانید از وضعیت وظیفه ای که ارسال کرده اید با خبر شوید؟

آیا وظیفه ارسال شده است؟

آیا توسط گیرنده دریافت شده است؟

آیا گیرنده آن را مشاهده کرده است؟

مهلت انجام وظیفه تا چه تاریخی است؟

چه اقدامی روی آن صورت گرفته است؟

آیا تا به حال مهر عدم تایید روی آن خورده است؟

بازه ی زمانی بین مشاهده و اقدام گیرنده که به آن رسوب وظیفه میگویند چقدر بوده است؟

برای این منظور در منوی اصلی روی گزینه ی اتوماسیون اداری کلیک کرده و سپس بر روی آیتم پیگیری وظیفه ها کلیک کنید.

ابتدا از لیست انتخابی گروه مورد نظر خود را انتخاب کرده و اکنون می توانید جدول بروز رسانی شده بر حسب انتخاب خود را مشاهده نمایید.

جدول پیش رویمان تمامی اطلاعات مربوط به وظیفه های ارسالی ما را در بر دارد.

کد رهگیری، نوع ارسال (که می تواند ارجاع، گیرنده ی اصلی حالتی که شما ایجاد کننده ی اصلی نامه می باشید، ارجاع محرمانه، رونوشت و رونوشت محرمانه باشد.) مخاطب یا همان گیرنده ی وظیفه، شرح،تاریخ ارسال و در کنار آن تاریخ دریافت توسط گیرنده، تاریخ مشاهده توسط گیرنده، مهلت انجام، تاریخ و شرح اقدام ، مرتبه ی عدم تایید و همچنین رسوب وظیفه را نشان می دهد.

عملیات تایید و عدم تایید:

اگر جدول نشان می دهد که وظیفه اقدام شده است، پس از بررسی اقدام باید تایید یا عدم تایید آن را تعیین و اعلام نمایید.

با هر بار عدم تایید یک واحد به مرحله ی عدم تایید اضافه میگردد، وظیفه به گروه تایید نشده ها رفته و در صندوق پستی گیرنده به پایکار او باز می گردد.

غیر فعال بودن گزینه ی تایید نشان دهنده  آنست که این وظیفه قبلا تایید شده است.

عملیات ویرایش:

شما می توانید مهلت انجام وظیفه را تغییر دهید.

برای این کار در سطر مورد نظر روی گزینه ی ویرایش کلیک و تغییر مورد نظر را اعمال کرده و روی دکمه ی ذخیره کلیک می کنیم.

غیر فعال بودن گزینه ی ویرایش نشان دهنده ی آنست که این وظیفه قبلا تایید شده است و دیگر امکان ویرایش وجود ندارد.

در این بخش نیز گزینه های خروجی Excel، چاپ،خروجی CSV، کپی و همچنین امکان جستجو در نوار ابزار در اختیار شما می باشد که در بخش آموزش امکانات عمومی سیستم به صورت کامل توضیح داده شده است.